Marketing i komunikacja
Gdy wydarzenie musi być spójne z marką, agendą i doświadczeniem uczestnika na każdym etapie kontaktu.
Menu
Usługa 02
Organizacja konferencji
Konferencje firmowe i branżowe z pełną koordynacją produkcji, prelegentów i dostawców.
Organizacja konferencji
Konferencja jest systemem zależności: agenda wpływa na scenariusz, scenariusz na technikę, a logistyka prelegentów i uczestników na pracę całego obiektu. Prowadzimy te elementy jako jeden proces produkcyjny, z jasno określoną odpowiedzialnością i jednym zespołem koordynującym realizację.
Organizujemy konferencje firmowe i branżowe dla polskich oraz międzynarodowych zespołów. Łączymy przygotowanie merytorycznego przebiegu dnia z produkcją wydarzenia: od wyboru obiektu i planu przestrzeni po rejestrację, scenę, obsługę prelegentów i koordynację na miejscu.
Dla kogo
Dla firm, które potrzebują przewidywalnej realizacji
Wspieramy zespoły, dla których konferencja jest ważnym punktem komunikacji z klientami, partnerami, pracownikami lub rynkiem. Włączamy się wtedy, gdy wydarzenie wymaga połączenia wielu dostawców, ścisłego harmonogramu i decyzji podejmowanych w jednym miejscu.
People, HR i Employer Branding
Gdy konferencja wewnętrzna ma połączyć rozproszony zespół, przekazać kierunek firmy i pozostawić przestrzeń na relacje.
Sprzedaż i partnerstwa
Gdy spotkanie klientów lub partnerów ma wspierać rozmowy biznesowe, premiery i budowanie długoterminowych relacji.
Zespół projektowy po stronie klienta
Gdy wewnętrzny zespół potrzebuje partnera, który przejmie produkcję, skoordynuje wykonawców i poprowadzi dzień wydarzenia.
Zakres usług
Zakres organizacji konferencji
Zakres ustalamy po rozpoznaniu celu, grupy uczestników, lokalizacji i podziału odpowiedzialności. Możemy poprowadzić pełną produkcję albo przejąć wybrane obszary wymagające dodatkowego zespołu.
- 01doprecyzowanie formatu, założeń i harmonogramu projektu
- 02wyszukanie oraz koordynacja obiektu konferencyjnego
- 03układ funkcjonalny przestrzeni i przebieg ruchu uczestników
- 04scenografia, scena, multimedia, nagłośnienie i oświetlenie
- 05rejestracja uczestników i komunikacja organizacyjna
- 06logistyka prelegentów, prób i materiałów prezentacyjnych
- 07koordynacja cateringu, oznakowania i pozostałych dostawców
- 08scenariusz wykonawczy, produkcja i koordynacja na miejscu
Proces
Jak prowadzimy projekt
Proces porządkujemy od najważniejszych decyzji do szczegółów wykonawczych. Dzięki temu zespół klienta widzi, co jest ustalone, co wymaga decyzji i kto odpowiada za każdy obszar.
- 01
Brief i cele
Ustalamy odbiorców, rolę konferencji, ramy budżetowe, termin, lokalizację oraz zakres odpowiedzialności.
- 02
Koncepcja i plan
Budujemy format, wstępny harmonogram, potrzeby przestrzenne i listę elementów produkcyjnych.
- 03
Obiekt i dostawcy
Koordynujemy obiekt, technikę, scenografię, catering, rejestrację i pozostałych partnerów projektu.
- 04
Produkcja
Przygotowujemy szczegółowy scenariusz dnia, plan montaży, próby, komunikację zespołu i procedury operacyjne.
- 05
Realizacja na miejscu
Prowadzimy montaż, próby, wejście uczestników, przebieg agendy i zakończenie wydarzenia.
Formaty
Formaty konferencyjne
Nie narzucamy jednego scenariusza. Format wynika z celu wydarzenia, liczby grup odbiorców, sposobu pracy prelegentów i oczekiwanego poziomu interakcji.
Konferencje branżowe i B2B
Program sceniczny, prelekcje, panele, strefy rozmów oraz zaplecze dla partnerów i uczestników.
Konferencje firmowe
Spotkania strategiczne, podsumowania, premiery wewnętrzne i wydarzenia dla rozproszonych zespołów.
Spotkania klientów i partnerów
Formaty łączące treść biznesową z networkingiem, prezentacją produktu i częścią wieczorną.
Konferencja jako część większego wydarzenia
Blok merytoryczny połączony z galą, spotkaniem firmowym lub programem wyjazdowym.
Warszawa, Polska i realizacje międzynarodowe
Nasza baza operacyjna znajduje się w Warszawie. Organizujemy konferencje w Polsce, współpracując z obiektami i dostawcami odpowiednimi dla skali oraz formatu wydarzenia.
Prowadzimy również projekty za granicą. W takim modelu łączymy centralną koordynację z lokalnymi partnerami, zachowując jeden harmonogram, jeden standard produkcyjny i czytelny podział odpowiedzialności.
Wybrane realizacje
Konferencje zrealizowane dla międzynarodowych firm
Poniższe projekty pokazują dwa różne konteksty konferencyjne: wydarzenie dla firmy technologicznej w Polsce oraz konferencję marki międzynarodowej w Gruzji.
FAQ
Najczęstsze pytania o organizację konferencji
01Kiedy najlepiej rozpocząć organizację konferencji?
Im wcześniej można potwierdzić termin, obiekt i główne założenia techniczne, tym większy jest wybór rozwiązań. Realny harmonogram zależy od skali, miasta, dostępności obiektu, programu i zakresu produkcji, dlatego określamy go po krótkiej rozmowie o projekcie.
02Czy możecie przejąć całą organizację konferencji?
Tak. Możemy prowadzić projekt od briefu i wyboru obiektu do produkcji na miejscu. Możliwy jest również zakres częściowy, na przykład koordynacja techniki, sceny, rejestracji lub samej realizacji wydarzenia.
03Czy wspieracie logistykę prelegentów?
Tak. Zakres może obejmować zbieranie informacji organizacyjnych, harmonogram prób, obieg prezentacji, komunikację przed wydarzeniem oraz opiekę produkcyjną na miejscu.
04Czy organizujecie konferencje poza Warszawą?
Tak. Realizujemy wydarzenia w Polsce i za granicą. Dobór zespołu, obiektu i partnerów lokalnych zależy od miejsca oraz zakresu projektu.
05Czy konferencję można połączyć z galą albo częścią integracyjną?
Tak. Program merytoryczny może być częścią większego wydarzenia obejmującego networking, kolację, galę, ceremonię wręczenia nagród lub program dla zespołu.
06Jak przygotowujecie wycenę?
Najpierw ustalamy format, lokalizację, liczbę uczestników, termin, oczekiwany zakres oraz elementy techniczne. Na tej podstawie powstaje zakres prac i budżet odpowiadający rzeczywistym potrzebom projektu.
Porozmawiajmy o projekcie
Planujesz konferencję?
Opowiedz nam o celu, terminie, lokalizacji i przewidywanej skali. Uporządkujemy zakres i wskażemy kolejne decyzje potrzebne do rozpoczęcia produkcji.