Konferencje firmowe
Podsumowania wyników, plany firmy i wymiana doświadczeń między zespołami.
Menu
Kit Solutions · Wydarzenia biznesowe
Organizacja konferencji
w Warszawie i Polsce
Dobieramy miejsce, planujemy program i zajmujemy się rejestracją oraz obsługą techniczną. Koordynujemy przygotowania i przebieg konferencji, aby Twój zespół mógł skupić się na części merytorycznej.
Formaty spotkań
Konferencje i wydarzenia biznesowe
Dobieramy format do celu spotkania i potrzeb uczestników. Konferencja może łączyć wystąpienia, warsztaty, networking i program wieczorny.
Konferencje dla klientów i partnerów
Prezentacje rozwiązań i spotkania poświęcone wspólnym projektom.
Konferencje online
Wystąpienia, prezentacje i dyskusje dla uczestników z różnych miast i krajów.
Konferencje międzynarodowe
Spotkania uczestników i prelegentów z różnych krajów. Tłumaczenie, transmisję, noclegi i transport dopasowujemy do programu.
Konferencje naukowe
Referaty, prezentacje badań i dyskusje. Planowanie sesji, współpraca z prelegentami i obsługa techniczna.
Seminaria i szkolenia
Wystąpienia ekspertów, pokazy, warsztaty i sesje pytań i odpowiedzi dla pracowników, klientów lub partnerów.
Konferencje wyjazdowe
Konferencje w innym mieście lub za granicą. Zależnie od programu także noclegi, transport i część wieczorna.
Sesje strategiczne
Spotkania zarządów i zespołów poświęcone priorytetom, rozwiązaniom i planom działania.
Zakres prac
Co obejmuje organizacja konferencji
Od programu po realizację
Zakres ustalamy z Twoim zespołem. Organizujemy całą konferencję lub zajmujemy się wybranymi zadaniami.
Program i prelegenci
Przygotowujemy program i scenariusz we współpracy z moderatorem. Zbieramy i sprawdzamy prezentacje oraz uzgadniamy wejścia prelegentów na scenę.
Miejsce i układ sal
Dobieramy salę do programu. Sprawdzamy widoczność ekranów, akustykę i dostęp do obiektu na czas montażu. Planujemy strefy rejestracji, posiłków i rozmów.
Scena, dźwięk i ekrany
Dobieramy sprzęt, przygotowujemy multimedia i przeprowadzamy próby. Podczas konferencji obsługujemy scenę i prezentacje.
Rejestracja i oznakowanie
Przygotowujemy listy uczestników, identyfikatory i oznakowanie. Organizujemy stanowiska rejestracji i obsługę wejścia. Planujemy miejsca w salach i przejścia między nimi.
Transmisja i tłumaczenie
Możemy zorganizować transmisję, udział zdalnych prelegentów i tłumaczenie symultaniczne, a także obsługę uczestników online.
Catering i część wieczorna
Dopasowujemy przerwy kawowe i posiłki do harmonogramu. Konferencję możemy połączyć z przyjęciem, galą lub integracją.
Transport i noclegi
Koordynujemy noclegi, transfery i harmonogram przejazdów przy konferencjach wyjazdowych i międzynarodowych.
Koordynacja i materiały
Koordynujemy pracę wykonawców według wspólnego harmonogramu. Nadzorujemy przebieg konferencji, a po jej zakończeniu przekazujemy uzgodnione materiały i dokumenty.
Budżet
Od czego zależy koszt konferencji
Czynniki kosztu
- Skala
- Liczba uczestników i sal oraz czas trwania konferencji.
- Miejsce
- Wynajem sal i czas na montaż oraz demontaż.
- Technika
- Scena, ekrany, nagłośnienie, oświetlenie i transmisja.
- Obsługa
- Rejestracja, catering, transport i noclegi.
Co obejmuje kosztorys
- 01
Miejsce konferencji
Sale, strefy spotkań i godziny dostępu do obiektu.
- 02
Technika i scena
Dźwięk, ekrany, oświetlenie, multimedia i obsługa.
- 03
Scenografia i oznakowanie
Scenografia, identyfikatory i oznakowanie przestrzeni.
- 04
Zespół i koordynacja
Kierownik projektu, obsługa uczestników i wykonawcy.
- 05
Catering
Przerwy kawowe i posiłki.
- 06
Elementy dodatkowe
Transmisja, tłumaczenie, transport lub część wieczorna.
Kosztorys przygotowujemy na podstawie programu. Wskazujemy, co obejmuje wycena i jakie koszty dodatkowe mogą się pojawić.
Wybór miejsca
Jak wybieramy miejsce na konferencję
Dobieramy obiekt do programu. Sprawdzamy warunki do wystąpień oraz przestrzeń na rejestrację, przerwy i zaplecze techniczne.
Sale i widoczność
Układ miejsc, widoczność sceny i ekranów oraz sale na równoległe sesje.
Zaplecze techniczne
Akustyka, zasilanie, internet, miejsce dla ekipy i dostęp do obiektu na czas montażu.
Obsługa i komfort uczestników
Miejsce na rejestrację, szatnię i przerwy, czytelne oznakowanie oraz dostępność obiektu.
Logistyka
Dojazd, catering, zaplecze dla prelegentów oraz noclegi i transfery.
Nasze doświadczenie
Konferencje, które zrealizowaliśmy
Konferencje SOFTSWISS w Poznaniu i Oriflame w Tbilisi.
PoznańSOFTSWISS: konferencja w Poznaniu
Konferencja o tworzeniu oprogramowania: prezentacje, sesje pytań i odpowiedzi oraz dokumentacja filmowa.
TbilisiOriflame: konferencja w Tbilisi
Konferencja Oriflame z oznakowaniem marki, oprawą sceny i programem dla uczestników.
Przed konferencją
Pytania o organizację konferencji
01Ile kosztuje organizacja konferencji?
Koszt zależy od liczby uczestników, czasu trwania, miejsca i zakresu obsługi. W kosztorysie określamy zakres naszej pracy, koszty wynajmu i usług wykonawców. Do wstępnej wyceny potrzebujemy terminu, formatu, liczby uczestników i orientacyjnego budżetu.
02Kiedy rozpocząć przygotowania?
Przy większej konferencji warto rozpocząć przygotowania kilka miesięcy wcześniej. Harmonogram zależy od liczby uczestników, programu, prelegentów i wymagań obiektu. Ustalamy go po uzgodnieniu zakresu prac.
03Czy zajmujecie się rejestracją uczestników?
Tak. Możemy przygotować formularz, identyfikatory i oznakowanie oraz zająć się komunikacją z uczestnikami i obsługą rejestracji na miejscu.
04Czy zapewniacie nagłośnienie, oświetlenie i obsługę prezentacji?
Tak. Dobieramy sprzęt, przygotowujemy multimedia i prowadzimy próby. W dniu konferencji obsługujemy scenę i prezentacje.
05Czy konferencja może mieć transmisję online?
Tak. Możemy zająć się transmisją obrazu i dźwięku, moderacją oraz obsługą uczestników online. Zakres ustalamy na podstawie programu i wymagań technicznych.
06Czy można zamówić samą obsługę techniczną?
Tak. Możesz zlecić nam samą obsługę techniczną i koordynację sceny. Ustalamy wtedy podział zadań między naszym zespołem, zespołem klienta a obsługą obiektu.
07Czy organizujecie konferencje poza Warszawą?
Tak, w Polsce i za granicą. W naszym portfolio znajdziesz między innymi konferencję SOFTSWISS w Poznaniu i konferencję Oriflame w Tbilisi.
08Co przesłać, żeby otrzymać wycenę?
Prześlij termin lub przedział dat, miasto, liczbę uczestników, cel spotkania i wstępny program. Podaj orientacyjny budżet oraz wymagania dotyczące sal, cateringu, transmisji i noclegów. Jeśli nie masz briefu, wystarczy krótka wiadomość mailem.
Twój projekt
Porozmawiajmy o konferencji
Możemy zacząć
bez gotowego briefu.
Napisz, dla kogo organizujesz spotkanie, kiedy ma się odbyć i ile osób weźmie w nim udział. Gotowy program lub brief prześlij mailem.
ul. Hoża 86, lok. 410, 00-682 Warszawa, Polska
Informacje do wyceny
- 01Cel spotkania i uczestnicy
- 02Termin, miasto i liczba uczestników
- 03Program, prelegenci i liczba sal
- 04Technika, catering, transmisja i logistyka
- 05Orientacyjny budżet i podział zadań